Porte ouverture venez on est ouvert

5 façons de gérer sa réouverture dans un contexte de pandémie mondiale

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Comment gérer sa réouverture tout en assurant la sécurité de son personnel et de ses visiteurs ?

C’est la question qu’on s’est posée chez Affluences, fort de notre histoire sur la gestion des flux de personnes. On vous propose donc quelques pistes pour nourrir la réflexion et accompagner les lieux publics dans ces nouveaux défis liés à la réouverture pendant la crise sanitaire provoquée par le Covid-19.

Gérer sa réouverture en 5 propositions, c’est parti !

Proposer des réservations de créneaux à la réouverture

La réservation de créneaux de visite permet de faciliter le contrôle des flux et éviter la formation de file d’attente qui peut se produire lorsque le lieu ne peut plus accueillir de nouvelles personnes sereinement dans l’espace.

De nombreuses bibliothèques ont ainsi mis en place un système de « drive » pour venir rendre ou emprunter des livres.

Autre cas, toujours dans une bibliothèque mais cette fois-ci en Italie : le système de réservation se fait par place à la demi-journée. Le personnel ferme la bibliothèque en général 30 minutes vers 13h. Pendant la pause, tout le monde doit sortir et les espaces sont nettoyés. Les étudiants ayant réservé l’après midi peuvent alors venir travailler.

La réservation de créneaux pour la réouverture progressive des lieux publics : gérer la réouverture en proposant des créneaux de visite
Service de réservation à la bibliothèque universitaire d’Angers

S’équiper d’un système de comptage

La connaissance du nombre de personnes à l’intérieur de votre espace est primordiale. Elle permet de gérer l’affluence en se basant sur des chiffres précis et une récupération automatique des données par des systèmes de comptage : compteurs de personnes, capteurs de temps d’attente… L’analyse rigoureuse de ces chiffres pourra vous permettre d’assurer la sécurité du public et du personnel en garantissant le respect des règles de distanciation sociale.

Contrôler sa jauge en temps réel

Les alertes de dépassement de jauge vous permettent de limiter l’accès à vos espaces dès que le maximum est atteint. On a d’ailleurs développé un calculateur de jauge qui est à votre disposition gratuitement. Notre calculateur est basé sur le protocole national de déconfinement établi par le Ministère du travail ainsi que sur nos années d’expériences en matière de gestion des flux.

Communiquer l’information au public

L’information du public a un impact direct sur le moment de venue. Si le public connait votre pic de fréquentation, il pourra de lui-même décaler sa visite à un moment plus propice.

Communiquer l'information d'affluence grâce à des WebAPI pour mieux gérer la réouverture.
WebAPI permettant de diffuser l’affluence en temps réel – ici le site web de la BSB

Prévoir et adapter la gestion

Avec la situation qui évolue chaque jour, on ne saura que vous conseiller de suivre attentivement les prévisions d’affluence de votre établissement et d’adapter vos services en fonction de ce qu’il se passe.

Tableau des prévisions d'affluence pour mieux gérer les flux et contrôler la jauge d'accueil
Tableau dynamique des prévisions du taux d’occupation d’un établissement.

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