Les équipes d'Affluences de retour au bureau

Organiser le retour au bureau – comment on a fait ?

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Chez Affluences, on aime bien utiliser nos propres outils. Donc quand on a dû organiser le retour des équipes au bureau, il nous a semblé tout naturel d’utiliser notre propre outil de réservation !

Première étape : l’immédiat post confinement

5 mai 2020, réunion au sommet de l’équipe parisienne pour informer de l’organisation du retour dans les bureaux. Nos 150m2 à République sont grands mais rapidement pleins lorsqu’on s’y retrouve tous en même temps.

Rapide passage par notre calculateur de jauge : on décide de limiter le nombre de personnes à 5 (1 par open-space) dans un premier temps pour éviter tout danger.

Comment s’assurer que cette jauge ne sera pas dépassée ? C’est simple : on a utilisé notre outil de réservation !

La page de nos bureaux sur l'application mobile Affluences pour réserver sa place

L’équipe a accès à la page des bureaux dans notre application mobile et peut réserver sa place quand elle le souhaite dans la limite disponible.

Les notifications de réservation depuis smartphone pour rappeler la réservation d'une place dans le bureau et ainsi mieux s'organiser

Pour les plus tête en l’air, on a même, tout récemment, mis en place des notifications.

Du côté de l’office management, on a accès à un tableau de remplissage des bureaux et on peut savoir en temps réel qui est là ou pas.

Le portail d'administration d'Affluences pour voir en temps réel, l'occupation des bureaux et la réservation du nombre de places pour mieux s'organiser
Le portail d’administration des réservations côté pro

Deuxième étape : le retour « à la normale »

Même si la pratique du télétravail est largement habituelle chez Affluences, on a tous hâte de se retrouver. Alors on espère pouvoir bientôt élargir la réservation à un nombre plus important de personnes.

On a donc envisagé plusieurs pistes pour organiser le retour au bureau de toute l’équipe au mois de juin :

  • Premièrement, la réservation de place attitrée sur le même schéma que précédemment mais avec la possibilité d’accueillir plus de personnes par open-space.
  • Deuxièmement, fixer une jauge car les bureaux sont déjà équipés de capteurs dans chaque pièce.

Et vous, comment votre entreprise s’est-elle organisée ? N’hésitez pas à nous faire part de vos retours d’expériences !

1 réflexion sur “Organiser le retour au bureau – comment on a fait ?”

  1. Article très court mais qui montre que vous avez une très bonne organisation. Tout est là au final pour la réussite de la reprise, de l’organisation et un peu de bon sens.

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